Выписка из трудовой книжки

Как правильно составить выписку из трудовой книжки

Внимание! Выписку из трудовой книжки можно сделать несколькими способами:

• вручную, используя фирменный бланк организации;
• скопировав с помощью ксерокса на лист бумаги в формате А4.

Любой из указанных способов должен быть удостоверен подписью работника кадровой службы и заверен печатью. Если выписка размещена на нескольких страницах, то документ должен быть пронумерован, прошит и опечатан.

Скачать бланк выписки из трудовой книжки бесплатно в формате word

При исполнении выписки ручным способом она должна содержать следующие данные:

• наименование документа: «Выписка»;
• название работодателя, которым может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель;
• занимаемая должность лица, которое готовит документ;
• ФИО кадрового работника;
• сведения о собственнике трудовой книжки, включая фамилию, имя, отчество, число, месяц, год рождения, сведения о полученном образовании, данные о профессии;
• серия и номер трудовой книжки;
• дата ее заведения.

Затем указываются сведения о трудовой деятельности, которые включают дату принятия и увольнения с работы. Если работник продолжает трудится, делается отметка «Данный сотрудник (работник) работает в компании на дату выдачи выписки».

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если трудовая книжка работника утеряна работодателем?

В каких случаях может потребоваться выписка

Собственнику трудовой книжки выписка может быть нужна в следующих случаях:

• при обращении в банк для оформления потребительского или ипотечного кредита;
• при оформлении государственными органами каких-либо льгот по уплате коммунальных услуг и субсидий;
• при трудоустройстве по совместительству в другую организацию;
• при подаче искового заявления в суд для защиты нарушенных трудовых прав или подтверждения трудового стажа;
• при подаче документов в орган опеки и попечительства в ходе процедуры усыновления, удочерения или установления опекунства;
• при оформлении различных документов, которые требуют подтверждения факта трудоустройства или наличия определенного периода трудовой деятельности;
• при оформлении материалов пенсионного дела;
• в ряде других случаев.

Отдельные ситуации требуют представления копии самой трудовой книжки. В таком случае она должна заверяться уполномоченным лицом и удостоверятся печатью организации.

Важно! Оформленная выписка из трудовой книжки сразу же станет недействительной, если работник переведется на другую должность или совсем поменяет место работы.

Почему трудовой книжкой нельзя воспользоваться

По трудовому законодательству, трудовая книжка пребывает у ее собственника только до тех пор, пока он не трудоустроен. Как только владелец документа оформился на работу, трудовая книжка передается в кадровую службу предприятия, организации или учреждения.

Она хранится у работодателя до тех пор, пока работник не уволится с работы или не уйдет на заслуженный отдых. При оформлении на работу и увольнении с нее в трудовую книжку вносятся соответствующие записи инспектором по кадрам, который и несет ответственность за сохранность документа.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Отличия выписки от копии

Обычно граждане не видят отличий между копией и выпиской из трудовой книжки.

Однако разница в таких документах есть, так:

• копия идентична основному документу от корочки до корочки, от буквы до буквы;
• выписка представляет собой отображение определенной части или раздела оригинала трудовой книжки.

Сколько раз можно обратиться

Ни одним законодательным или нормативным актом не установлены ограничения по количеству запрашиваемых собственником трудовой книжки выписок из документа, поэтому работодатель обязан будет изготавливать их столько, сколько понадобится работнику.

Как составить заявление и нужно ли указывать причину

Скачать бланк заявления на выдачу выписки из трудовой книжки бесплатно в формате word

Учтите! Как показывает практика, для того чтобы получить выписку из трудовой книжки, работник должен написать на листе бумаги формата А4 письменное заявление на имя работодателя, в котором указать:

• должность, фамилию и инициалы руководителя, исполненные в дательном падеже;
• свою фамилию, имя, отчество, занимаемую должность;
• наименование документа: «Заявление»;
• просьбу о выдаче выписки из трудовой книжки, сославшись на статью 62 Трудового кодекса РФ;
• какие именно сведения следует отобразить в выписке;
• число, месяц и год составления, свою подпись, фамилию и инициалы.

Следует иметь в виду, что работодатель не вправе требовать пояснений, для каких целей потребовалась выписка из трудовой книжки.

В свою очередь работник, запрашивая документ, не обязан указывать причину, по которой ему потребовалась выписка. Однако если работник укажет такую причину, то это будет его инициативой.

Посмотрите видео. Как исправить запись в трудовой книжке: 

Кто выписку может сделать

Выписку из трудовой книжки может подготовить:

• инспектор по кадрам или руководитель отдела кадров предприятия, организации или учреждения;
• секретарь руководителя, если в его функциональные обязанности входит ведение кадрового учета;
• лично руководитель, если штат наемных работников имеет ограниченное число, не позволяющее содержать отдельного работника.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

Заверение выписки и регистрация

После того как выписка из трудовой книжки будет подготовлена, то ответственный работник, на которого возложена обязанность по ведению кадрового учета, обязан ее удостоверить своей подписью. При этом должна быть указана должность такого работника.

Обычно подпись заверяется печатью. Однако с 2016 года это необязательно. Предприятия, организации и учреждения с этого времени освобождены от обязательного требования пользоваться печатью и штампом.

Достаточно зафиксировать в специальном внутреннем журнале, который предназначен для учета движения трудовых книжек, сведения о том, когда, кому и в связи с чем была изготовлена копия или выписка из документа.

Сроки выдачи выписки на руки

Согласно нормам трудового законодательства, работодателю отводится три дня для изготовления выписки из трудовой книжки. Срок исчисляется с даты поступления заявления работника.

Следует иметь в виду, что работник может потребовать немедленного изготовления документа или указать другой, более короткий срок. Работодатель не обязан выполнять такое требование.

Если возникла необходимость в срочном получении выписки из трудовой книжки, в заявлении лучше это аргументировать. Для этого можно использовать любые оправдывающие такую срочность доказательства, которые лучше приложить к заявлению.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Юрист по трудовым спорам бесплатно круглосуточно.

Могут ли в предоставлении выписки отказать

Скачать бланк иска в суд бесплатно в формате word

Следует сразу заметить, что работодатель не вправе отказать в предоставлении выписки из трудовой книжки ее собственнику.

Однако в жизни встречаются различные ситуации, поэтому если права работника на получение необходимого ему документа нарушены, он может пожаловаться в трудовую инспекцию, Прокуратуру или подать исковое заявление в суд.

Важно знать, что трудовая книжка – это собственность именно того работника, на кого она оформлена. И в распоряжении работодателя она находится только в течение того периода, пока работник находится в трудовых отношениях с работодателем.

После увольнения трудовая книжка немедленно выдается работнику. При нарушении этого требования работник вправе подать иск, и работодатель обязан будет оплатить срок, в течение которого он удерживал у себя трудовую книжку, как рабочее время работника.

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке: 

Автор статьи:

Анна Максименко