Что делать, если трудовая книжка работника утеряна работодателем?

Причины утраты трудовой книжки

Трудовая книжка – это один из самых значимых документов человека. Записи в ней позволяют узнать о профессионализме работника и его опыте.

Однако иногда возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется или уничтожается, чаще всего это происходит по вине работодателя.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если работодатель нарушает права работника?

Самые распространенные причины утери трудовой:

• халатность работодателя или сотрудников отдела кадров;
• тайное хищение бумаг организации, в том числе и трудовых книжек. Такие ситуации встречаются крайне редко. Но даже в таком случае ответственность за утерю трудовой книжки несет лицо, у которого она находилась;
• утеря трудовой из-за обстоятельств, не зависящих от действий нанимателя или сотрудника отдела кадров, отвечающего за сохранность бумаг: стихийные бедствия, возгорание, потоп, аварии и т.д.

Также довольно часто встречаются ситуации, когда наниматель отказывается возвращать документ работнику после расторжения трудового договора. Такие действия руководителя организации расцениваются как умышленное сокрытие.

Запомните! Наниматель будет нести ответственность за утерю документа, только если трудовая книжка на момент пропажи находилась у него.

В ситуациях, когда трудовая книжка на момент пропажи находилась у работника, ответственность переходит к нему, проводить процедуру восстановления сотрудник будет самостоятельно.

Действия работника

В ситуациях, когда утрата документа произошла по вине работодателя, ответственность и необходимость восстановления ложатся не него. Но сотруднику все равно потребуется написать заявление о восстановлении трудовой. Заявление направляется в кадровый отдел.

В дубликате трудовой книжки наниматели в основном просто указывают общий стаж работника. При этом они не прописывают прежние места работы сотрудника и ранее занимаемые им должности, что негативно сказывается на положении сотрудника, так как при устройстве на другое место и прохождении собеседования не будет учтен профессионализм кандидата.

Как написать заявление на восстановление

Скачать образец заявления на оформление дубликата трудовой книжки бесплатно в формате word

Заявление о восстановлении трудовой книжки подается в кадровый отдел от имени сотрудника на имя нанимателя либо юридического лица. Желательно указать название и адрес юридического лица, информацию о директоре.

Внимание! Обращение пишется в свободной форме. Написать его можно от руки или же набрать текст на компьютере. Если есть подготовленные бланки для подобных заявлений, то лучше воспользоваться ими.

Заявление должно содержать указание на то, по какой причине был утрачен документ. После этого заявитель должен указать свое требование – восстановить документ.

Оформлять заявление нужно грамотно. Оно должно быть написано в официально-деловом стиле, не содержать оскорблений или упреков по отношению к лицу, допустившему пропажу документа. Также нежелательно наличие в тексте исправлений и ошибок.

Вся информация в обращении должна быть изложена четко и коротко. Не следует расписывать заявление на несколько страниц. Нужно указать только данные о заявителе и работодателе, предполагаемую причину пропажи, требование и в самом конце поставить дату подачи и подпись.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если работодатель не платил отчисления в Пенсионный фонд?

Как подтвердить стаж

Работнику, трудовая книжка которого была утеряна, для ее восстановления потребуется подтвердить стаж. Для этого ему нужно вместе с заявлением сдать копии документов, на основании которых получится высчитать общий стаж.

Такими документами являются:

• индивидуальные и коллективные трудовые договоры, контракты и т.д.;
• приказы о принятии на работу и увольнении;
• копии трудовой книжки. При отсутствии копий можно обратиться в организации, в которых когда-то работал человек. Так как копии трудовых книжек некоторое время хранятся в архиве;
• выписка из личного дела с предыдущего места работы.

После поступления заявления о восстановлении трудовой книжки с приложениями работодатель должен в течение 15 дней восстановить трудовую и выдать ее сотруднику.

Посмотрите видео. Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку:

Что делать при массовой утере

Во время стихийных бедствий или при чрезвычайных обстоятельствах нередко происходит массовая утрата важных документов: учредительных документов, журналов учета, трудовых книжек сотрудников и т.д.

Члены комиссии определяют стаж работы сотрудников, находят сведения о прежних местах работы. Для этого им потребуются документы с прежних мест работы сотрудников. В случае отсутствия документов к процедуре по восстановлению трудовой привлекаются свидетели (не меньше 2).

Важно! Комиссия может самостоятельно запросить все необходимые бумаги с прежних мест работы. Если документы были уничтожены, тогда восстановление документов происходит в судебном порядке с участием двух свидетелей.

В основном проблемы возникают при определении стажа работника и предыдущих должностей, особенно когда человек часто менял работу или прошло много времени.

Все документы хранятся в архиве в течение определенного периода, после чего уничтожаются, в связи с чем необходимость обращения в судебные органы возникает очень часто. Поэтому при расторжении трудового договора следует сразу забрать у работодателя копии всех бумаг, имеющих отношение к работнику.

Если работодатель не отдает трудовую умышленно

Нередко при расторжении трудового договора работодатель отказывается отдавать работнику его документы. В качестве основания отказа такие наниматели чаще всего указывают в ответе на заявление пропажу трудовой.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если работодатель не выплачивает зарплату?

Для этого нужно подать заявление, оформленное по всем требованиям процессуального закона, в канцелярию государственного учреждения. К заявлению обязательно нужно приложить копию требования о выдаче трудовой, направленного работодателю, и ответ нанимателя.

В таком случае компетентное лицо вынесет акт, на основании которого работодатель обязан вернуть работнику все документы. Кроме этого, нарушителя могут привлечь к ответственности.

При обращении в суд с нарушителя можно взыскать моральный вред и неустойку. Инспекция труда и прокуратура могут привлечь нарушителя к административной или уголовной ответственности.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответственность нанимателя

За халатное отношение к документам организации, в том числе и документам сотрудников, работодателя и исполнителя привлекают к административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП.

Размер штрафа за подобные правонарушения составляет:

• для организаций размер колеблется от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. За рецидив данного правонарушения сумма штрафа увеличивается до 70 тысяч рублей;
• для физического лица и индивидуального предпринимателя – от тысячи до 5 тысяч рублей. За повторное совершение подобного правонарушения руководителя организации и ИП штрафуют на сумму от 10 до 20 тысяч рублей.

Такая же мера применяется, если наниматель заполнил трудовую книжку с серьезными ошибками: неправильно указал период работы или вписал не ту должность.

Посмотрите видео. Несет ли ответственность работодатель при утере трудовой книжки сотрудника:

Автор статьи:

Евгения Долгая