Заявление о выдаче документов, связанных с работой (образец)

Как заявление правильно составить

Скачать бланк заявления о выдаче документов, связанных с работой, бесплатно в формате word

Для составления такого документа достаточно произвольного изложения.

Запомните! Стандартно в оформляемом заявлении о выдаче справки по форме 2-НДФЛ (или прочих документов) должна указываться такая информация:

• о начальнике юридического лица (название фирмы, фамилия, имя и отчество руководителя, занимаемая им должность);
• о сотруднике (фамилия, имя и отчество, занимаемая им должность);
• о названиях документов;
• также проставляется дата;
• в конце заявления сотрудник должен поставить свою подпись.

Внимание! Посмотрите пример заявления о выдаче, документов, связанных с работой:

Генеральному директору ООО «Парнас»

П.К. Одинцову

адрес: 461504, Оренбургская область,

г. Соль-Илецк, ул. Зеленоклинская, 105

от ведущего специалиста отдела закупок

Щербакова Александра Владимировича

адрес: 461504, Оренбургская область,

г. Соль-Илецк, ул. Пригородная, 78-49

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии с трудовым договором от 10 марта 2014 г. я состою в трудовых отношениях с Обществом с ограниченной ответственностью «Парнас», с января 2016 г. –  в должности ведущего специалиста отдела закупок. 30 апреля 2017 г. я уведомлен о предстоящем прекращении трудовых отношений в связи с сокращением должности.

Прошу в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ выдать мне на руки надлежащим образом заверенные следующие документы, связанные с работой: выписку из приказа о приеме на работу, выписку из приказов о переводе на другую должность за весь период работы в ООО, выписку из трудовой книжки, а также справки 2-НДФЛ за 2014, 2015 и 2016 гг., приказов о поощрении за время осуществления трудовой деятельности в ООО «Парнас», справку о произведенных отчислениях в Пенсионный фонд России, а также в ФСС.

02.05.2017 г.                                                                      Щербаков А.В.

Скачать образец заявления о выдаче документов, связанных с работой, бесплатно в формате word

На составленном заявлении руководителем проставляется виза (отметка) начальника.

Данная отметка – свидетельство того, что работодатель извещен относительно желания сотрудника получить определенную документацию.

Важно! В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, на основании письменного заявления сотрудника работодатель должен на протяжении максимум 3 дней (рабочих) выдать сотруднику по его требованию документацию, которая напрямую касается его работы.

При необходимости оформление заявления для выдачи справки во время увольнения можно доверить юристам. Подготовка такого документа не займет много времени.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Какие документы можно запросить у работодателя

Список документации, которая непосредственно касается работы, перечисляется в ст. 62 Трудового кодекса РФ, однако он не предусматривает наименования всех документов.

Здесь указываются лишь некоторые:

• приказ, согласно которому сотрудника приняли на должность (копия);
• приказ, на основании которого выполняется перевод на другую должность, где сотруднику передадут другие обязанности (копия);
• приказ, которым сотрудника увольняют с занимаемой им должности (копия);
• выписка данных из ТД;
• различные справки, отражающие данные о зарплате, страховых взносах (тех, которые начислены и выплачены по факту), продолжительности работы в компании.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

При поступлении к работодателю заявления от сотрудника, он не вправе оставлять обращение без ответа. Организационно-правовая форма юридического лица при этом значения не имеет. Индивидуальный предприниматель, бюджетная организация, госорган, ЗАО, ООО – все они должны соблюдать нормы трудового законодательства.

Учтите! Документы, после заверения их печатью организации и подписью уполномоченного лица, передаются на протяжении трех (рабочих) дней.

Предоставляются только документы, запрашиваемые сотрудником, поэтому составляют письменное заявление. Передать его лучше в канцелярию или же под подпись начальнику или другому уполномоченному лицу (помощнику, секретарю, сотруднику кадрового отдела).

Какие документы выдаются работнику при увольнении

Когда работодатель увольняет человека, вне зависимости от оснований увольнения, ему обязаны выдать следующую документацию:

• его трудовую книжку с соответствующими записями;
• справку (форма 2-НДФЛ);
• справку о средней зарплате, которая получена за последний период работы (берется период в три месяца);
• справку (форма 182Н) о полученной в течение последних 2-х лет зарплате за время, предшествующее увольнению, или же полностью за время работы (если срок работы менее 2 лет);
• выписку, составленную на основании отчетности (по вносимым страховым взносам) двух форм:
• «СЗВ-СТАЖ»
• «СЗВ-М»;
• медкнижку (при наличии таковой);
• документы дополнительного плана (если увольняемый их затребовал).

Трудовая книжка

При получении этого документа работник обязан поставить свою подпись в отчетной документации – журнале учета ТК и в личной карточке.

В случае если в этот последний день сотрудника не было на работе (он болел или есть другая причина), то трудовую ему должны переслать на его домашний адрес.

При этом сотрудника предварительно уведомляют о том, что ему нужно забрать у работодателя ТК. Сразу же должна предлагаться альтернатива в виде пересылки книжки почтой.

Если отправка книжки осуществляется почтовой службой, то подтвердить пересылку документа может только отдельный документ – опись, вкладываемая в отправление.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если работодатель не подписывает заявление на увольнение?

Справка по форме 2-НДФЛ

Выдать справку 2-НДФЛ могут налоговые агенты (к которым относятся и работодатели). Справка нужна, чтобы подтвердить доход плательщика налогов (если он трудоустроен) и сумму налогового платежа, которая оплачивается с полученного дохода.

Этот документ нужен при таких обстоятельствах:

• налоговой службе, когда оформляются налоговые вычеты (они предоставляются исключительно через инспекцию);
• чтобы подтвердить доходы во время направления заявки для получения банковского кредита;
• в целях удостоверения прибыли (и удерживаемых с нее сумм), получаемой в новой организации.

На новом месте работы справка понадобится, если сотруднику нужно:

• провести расчет выплачиваемого больничного;
• выполнить оформление обычного налогового вычета (в т. ч. на ребенка);
• рассчитать прочие суммы компенсаций или предоставляемых льгот.

Она однозначно будет нужна. К примеру, новому работодателю, Налоговой инспекции. Поэтому лучше взять несколько экземпляров документов по различным периодам выплат.

Важно! Следует учитывать, что если речь идет о работодателе, то ему потребуются данные о доходах (оплаченных налогах) за последний год, если же справка готовится для банка, ему достаточно информации за три последних месяца или полгода.

Когда подготавливается документация по вычету, то для налоговой важны данные за календарный год, по которому оформляется вычет.

Если сотрудник за указанный год трудоустраивался несколько раз или же был получен другой облагаемый НДФЛ доход, то справки потребуется собрать по каждому налоговому агенту.

Отдельная ситуация – реализация плательщиком налога своего права через работодателя получить вычет при покупке жилой недвижимости. В этом случае начисление дохода сотруднику выполняется без взимания налоговых платежей.

Если при этом сотрудник увольняется, ему нужно взять в Налоговой службе документ в целях подтверждения его права получать вычет. С этим документом он идет к бухгалтерам нового работодателя для получения вычета по новому месту трудоустройства.

В ИФНС направляется весь пакет документации, в том числе справка 2-НДФЛ, выданная каждым работодателем (налоговым агентом).

Посмотрите видео. Работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, безвозмездно:

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Обратите внимание! Использовать справку за период трех месяцев увольняемый сотрудник может в дальнейшем в центре занятости при остановке на учет.

В отдельных регионах утверждена своя форма справок. Желательно узнать об этом до момента увольнения в ЦЗ. При обращении в ЦЗ следует уведомить их о предстоящем увольнении и попросить необходимый бланк документа. Его нужно будет отдать работодателю для заполнения.

В особенности об этом нужно побеспокоиться в процессе ликвидации организации. Как только процедура банкротства завершится, подготавливать документ будет некому.

Неважно, потребуется ли в дальнейшем подтверждать статус безработного официально, так или иначе справка пригодится. Не исключено, что справка будет нужна, когда понадобится оформлять документы на пенсию. Такой документ – дополнительное подтверждение получения дохода и стажа в конкретной организации.

Справка формы 182Н о зарплате за два последних года

При этом в ней указываются и периоды, когда начисление взносов не производилось: сотрудник был в отпуске в связи с беременностью (родами) или же по причине осуществления ухода за ребенком.

Справка нужна будет для проведения расчетов сумм, выплачиваемых по больничному, отпуску по беременности (родам), уходу за ребенком при назначении пенсионных и разного рода соцвыплат, выдаваемых в рамках социальной защиты населения.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Запомните! В выписке, сделанной по форме СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М, отражается страховой стаж, который был получен в определенной организации, и сумма, отчисленная в ПФ РФ.

Так как указанные документы – это групповая форма отчетности, выписки, оформляемые работниками, содержат его персональные данные.

СЗВ-М охватывает только последний проработанный сотрудником месяц, но при его желании браться может любой другой период работы в организации, в том числе и весь срок до момента расчета. Так как подобная форма возникла в 2016 г., то все предшествующие этому году периоды, она не охватывает.

СЗВ-СТАЖ охватывает период от начала года до момента увольнения, если же человека приняли на работу в текущем году, то с момента его трудоустройства. Запрашивают документ и с обозначением в нем более ранних сроков, но не ранее 2017 г., так как форма введена именно в этом году.

Если нужен период до 2017 г., то используется справка РСВ-1.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Увольнение по собственному желанию.

Возврат медицинской книжки

При оформлении сотрудником медкнижки в момент устройства на работу, в момент увольнения документ в обязательном порядке возвращается работодателем.

Выдача документов об образовании

Скачать бланк заявления в Прокуратуру бесплатно в формате word

Скачать бланк жалобы в Трудовую инспекцию бесплатно в формате word

То же и по документам об образовании, в случае их хранения по месту работы. Дипломы, подтверждающие наличие профессионального образования, находятся у сотрудника. Все что допускается – это ознакомление с ними работодателя и предоставление ему копий.

Что же касается сертификатов, удостоверяющих прохождение специалистом разного рода курсов повышения квалификации, тренингов, программ допобразования и т. д., в особенности, если они оплачены работодателем, то документы могут храниться у работодателя в оригинале. Как только работник увольняется, ему обязаны их выдать.

Есть ситуации, при которых работнику отказывали в выдаче некоторых документов, если за их получение платила организация. Речь идет о документах, свидетельствующих об окончании курсов водителей погрузчика, инструкторов в сфере туризма и прочее.

Учтите! Подобная практика не имеет под собой законных оснований, поэтому работник может отстаивать свои права, обратившись в судебные органы, органы Прокуратуры, Трудовой инспекции.

Бланк искового заявления в суд можно скачать здесь.

Выдача прочих документов по требованию работника

У работника, независимо от того, увольняется ли он или же обращается уже после ухода из организации, есть право затребовать копии необходимых ему документов или выписок из них, где указываются данные о нем.

Одним из документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику по его требованию, считается приказ об увольнении.

Зачастую работниками запрашиваются следующие документы:

• приказы о приеме их на работу, об их увольнении с должности, переводе (на иную должность в другое подразделение организации);
• справки о заработной плате за различные периоды;
• приказы при изменении выплат заработной платы (копии);
• выписки, сделанные из отчетностей, направляемых в ПФ РФ или Фонд соцстрахования.

Когда человек увольняется, лучше заранее позаботиться обо всех необходимых в дальнейшем документах: подтверждающих факт работы, продвижение по карьерной лестнице, объема начисляемой заработной платы, уплаченные налоги и отчисления.

Все это будет необходимо для оформления пенсии в случае неполноты имеющихся данных персонифицированного учета.

Есть еще значимые документы, которые понадобятся при оформлении пенсии – они удостоверяют страховой (трудовой) стаж. Речь идет об архивных справках: о трудоустройстве и заработной плате.

Но никто не гарантирует, что в архивах хранятся все необходимые данные по работодателям, давным-давно прекратившим свою деятельность.

Внимание! Работодатель не обязан выдавать сотруднику при увольнении рекомендацию. Закон этого не предусматривает.

Отразить такие условия в трудовом соглашении может сам работодатель, но это не относится к его обязанностям.

Однако даже при отсутствии в договоре подобного пункта, решение все же есть – договориться. Даже если руководитель организации не желает давать каких-либо рекомендаций (к примеру, он обижается на сотрудника из-за его решения покинуть свою должность), то соответствующий шаг может сделать непосредственный начальник или же лицо, замещающие руководителя (куратор).

Организация, где будет предъявлена рекомендация, не сможет выйти на связь с нужным человеком и подтвердить рекомендацию, что будет не на руку устраивающемуся на работу сотруднику.

Сроки выдачи документации при увольнении сотрудника

В случае отпуска сотрудника с дальнейшим увольнением или же когда он в последний свой трудовой день не является на работу по различным объективным причинам (дата приходится на выходной день, отгул и т. д.), то документы ему выдают в день его выхода на работу.

Запомните! Когда явиться за документами сотрудник не смог по причинам, которые от него не зависели (к примеру, внезапная болезнь) или же решил намеренно прогулять день, причитающиеся ему документы должны быть выданы в течение трех дней с момента его обращения в организацию.

Если же у человека нет уверенности в том, что таким способом он получит документы своевременно, изначально при передаче заявления следует сделать отметку на втором экземпляре, подтвердив факт вручения, или же направить их почтой (письмом с уведомлением о вручении и описью).

Что делать, если работодатель игнорирует заявление

Нужно выполнить определенные действия:

• Подтвердить факт направления заявления для выдачи сотруднику копий запрашиваемых документов (второй экземпляр заявления или же уведомление с описью);
• Уведомить соответствующие службы о факте незаконных действий работодателя. К примеру, можно сообщить органам Прокуратуры. Представители органов проверят сообщение, восстановят нарушенные права и обяжут нарушителя исправить ситуацию – подготовить запрашиваемые документы. Также нарушителя ждет административная ответственность за совершенное деяние, нарушающее трудовые права человека.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Процедура увольнения по соглашению сторон.

Важные моменты

Однако можно и пояснить причину, чтобы руководство организации было в курсе. К примеру, для оформления кредита или же по другому делу.

По факту запрашивать такие документы можно сколько угодно, и работая в организации, и уже после ухода из нее.

Список документации, которую разрешается запрашивать у работодателя, законом не ограничивается (приказы, справки, выписки и т. д.).

Главное условие – запрашиваться должны документы, лично касающиеся сотрудника. Заявление вправе направить и доверенное лицо при наличии документального подтверждения полномочий.

Направляются только письменные заявления. Устные запросы не рассматриваются, поэтому все оформляйте в письменном виде.

Посмотрите видео. Выдача документов в день увольнения:

Автор статьи:

Евгения Долгая