Заполнение трудовой книжки

Нормативная основа

Правительством РФ приняты единые правила хранения и ведения трудовых книжек (ПП РФ № 225). Кроме того, существует ряд требований, которые предъявляются к заполнению документации, фиксирующей трудовую деятельность человека (Постановление Министерства Труда РФ №69).

Внимание! Статьи Трудового кодекса, которые имеют отношение к ведению трудовых книжек трудящихся:

• ст. 66 – особенности ТК (трудовых книжек);
• ст. 192-193 – ответственность за нарушения в порядке ведения бумаг;
• ст. 83 – расторжение соглашения по причинам, не зависящим от желания сторон.

В Письме Роструда № 656-6-0 говорится об ответственности за хранение ТК.

В случае нарушения законных требований к ведению, хранению и учету трудовых предусмотрена админ. ответственность (статья 5.27 КоАП РФ).

Правила оформления ТК

Категории трудящихся предприятия, которым ведут трудовые книжки:

• сотрудники, принятые на постоянную работу;
• лица, подписавшие с работодателем трудовое соглашение;
• работники, принятые на сезонные работы (при условии, что данная работа не является основной);
• работники, находящиеся вне штата, но имеющие право на соц. страхование;
• внешним совместителям ТК не оформляется.

Лица, которые устраиваются на новое место работы и уже имеют трудовой стаж, представляют в отдел кадров свою ТК.

Если книжка ранее не выписывалась, то она оформляется новым работодателем непосредственно при приеме на работу.

В обязательном порядке для заполнения берется спец. бланк, отпечатанный в типографии. Он относится к бланкам строгой секретности.

Следует отметить, что каждая книжка имеет свой уникальный номер и оформляется один раз в жизни. Если она заканчивается, к ней добавляются специальные вкладыши.,

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Пошаговая инструкция

В трудовой книжке есть три части:

• на титульном листе записывается информация о работнике;
• во второй части документа записываются данные о предприятиях или организациях, где трудился человек, а также длительность этой деятельности;
• третья часть касается награждений.

За время работы человека на одном предприятии в ТК могут вноситься коррективы, которые связаны:

• с изменением наименования организации (вкл. правовую форму);
• с изменением типа печати (в одной ТК не могут использоваться разные печати).

Титульный лист

При заполнении первой страницы используются данные документации, представленной сотрудником при поступлении на работу.

На титулке записывают:

• ФИО сотрудника;
• дату рождения (числами);
• сведения о полученном образовании (среднее, среднее специальное или высшее);
• профессию (указанную в дипломе);
• ставится дата заполнения ТК;
• подпись работника;
• подпись кадровика;
• гербовая печать предприятия.

Сведения о работе

Важно! Данный раздел является самым большим. В нем насчитывается четыре графы:

• номер записи по порядку (начиная с № 1 и далее);
• дата поступления на работу, дата прочих событий, о которых делается запись;
• непосредственно информационная запись. Речь идет о данных предприятия (полное и сокращенное наименование), название должности (уточняется квалификация) и подразделения. В данной графе делаются записи не только о приеме, но и о переводе сотрудника на другую должность или о факте увольнения. Перечисленные сведения записываются в срок до 7 дней после издания соответствующего приказа. Запись об увольнении делается день в день;
• документальное подтверждение сделанной записи – название приказа, дата издания, номер (запись делается только в таком порядке).

Дополнительные сведения

В раздел, касающийся сведений о работе, могут вноситься дополнительные сведения:

• информация о работе по совместительству (делается по желанию работника). Запись делается на основании документации, выданной предприятием, на котором сотрудник работает по совместительству. Правила заполнения сведений соответствуют тем, что используются при записи данных об основном месте работы;
• ТК хранится в отделе кадров по месту основной занятости трудящегося. Записи имеет право делать только одно уполномоченное руководством предприятия лицо;
• сведения о получении второй профессии, нового разряда, повышении квалификации также записываются в указанном разделе;
• в разделе отображается факт переименования предприятия. Запись подтверждается документом, ставшим основанием для подобных изменений. Такая запись объясняет наличие разных оттисков печати, которые делались при поступлении человека на работу и при его увольнении. Подобные записи делаются и при изменении в названии занимаемой работником должности;
• если предприятие реорганизовано, в данном разделе делается запись об увольнении сотрудника и его последующем приеме в новую организацию.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Награждения

В следующем разделе записываются сведения о достижениях работника за время его трудовой деятельности на предприятии и о награждениях:

• присвоение званий;
• вручение грамот;
• поощрения за особые достижения;
• нагрудные знаки, прочее.

Правила заполнения данной страницы:

• записываются порядковый № и дата;
• сведения о предприятии, должность работника, вид поощрения;
• реквизиты приказа, на основании которого трудящийся получил поощрение.

Увольнение

Иногда увольнение сотрудников происходит с нарушениями норм трудового законодательства. Если человек не согласен с увольнением, он имеет право подать исковое заявление в суд. Если суд примет решение в пользу истца, работодателя обяжут принять человека снова на работу. В этом случае потребуется аннулировать приказ о расторжении трудового соглашения.

Дата увольнения и дата, указанная в приказе, должны быть идентичными. Уполномоченное лицо, отвечающее за заполнение ТК, должно вносить все записи согласно установленным срокам. Если эти нормы не выполняются, организации грозит админ. наказание в виде штрафа. Кроме того, работнику придется выплатить компенсацию.

Учтите! Когда трудящийся увольняется, в последний рабочий день в его ТК делаются следующие записи:

• дата расторжения трудового соглашения (день увольнения – последний рабочий день сотрудника);
• причины увольнения. Даются ссылки на статьи трудового законодательства, а также пояснение обстоятельств, приведших к увольнению;
• данные документа, на основании которого происходит увольнение.

Записи в обязательном порядке заверяются подписью самого сотрудника и уполномоченного лица. Далее ставится печать.

Смерть работника

Если человек умер, этот факт является причиной для оформления его увольнения. ТК заполняется для того, чтобы быть переданной родственникам умершего сотрудника. В документе говорится о том, что трудовой договор прекращает свое действие по причинам, не зависящим от желания сторон (делается ссылка на пункт 6 статьи 83 ТК РФ).

Посмотрите видео. Как оформить трудовую книжку работнику впервые: 

Вкладыш в трудовой книжке

Если все страницы книжки заполнены, в нее вставляется специальный вкладыш. За него придется заплатить самому сотруднику.

• заполнять вкладыш будет работодатель;
• на титульной странице ставится дата;
• вносятся записи, которые имеют отношение к изменениям в трудовой деятельности работника;
• лицо, заполнившее документ, ставит свою личную подпись и печать.

Количество вкладышей, которые могут заводиться в ТК, законом не ограничено. В большинстве случаев вкладыши подшиваются под обложку ТК, в ее конце.

Обратите внимание:

• нельзя повреждать целостность обложки;
• ошибки и исправления не допускаются. Записи делаются согласно установленным правилам;
• вкладыш при отсутствии ТК юридически значимым документом не считается;
• если в формуляр вносятся изменения, их нужно отобразить на всех страницах, учитывая вкладыши.

Как оформить в ТК особые сведения

Запомните! Иногда процедура оформления ТК осуществляется не совсем стандартным образом. Это относится, например, к записям в книжку сотрудника, который работает по совместительству.

Согласно пункту 3.1 Инструкции, ТК хранится в отделе кадров по месту основной работы человека. При этом работник имеет право попросить уполномоченное лицо внести дополнительные записи. Сделать это можно только в том случае, когда сотрудник представит документальное подтверждение работы по совместительству. Это может быть, например, трудовое соглашение, составленное с другой компанией.

Довольно часто в период трудовой деятельности люди меняют работу, увольняются или переводятся на другую должность. Перевод обязательно отражается в ТК.

В этом случае записывается:

• порядковый номер записи;
• дата перевода сотрудника;
• сведения о переводе;
• наименование нового подразделения, должности;
• реквизиты приказа, на основании которого осуществляется перевод.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если трудовая книжка работника утеряна работодателем?

Если сотрудник потерял трудовую книжку, что иногда случается, ему нужно оформить дубликат. Получить этот документ можно на предприятии, где человек работал в последнее время.

Переименование компании

Иногда организация или предприятие меняет наименование. В связи с этим в ТК сотрудников делается соответствующая запись. Это нужно для того, чтобы в дальнейшем у работников не возникло сложностей с определением трудового стажа и начислением пенсий, чем занимается Пенсионный Фонд.

Так как каждая организация имеет свою печать, разные печати могут создать определенные сложности. Чтобы избежать подобных проблем, в графе 3 и 4 документа делаются соответствующие отметки: записывается новое название организации, дата этого события, реквизиты приказа, согласно которому произошли данные изменения.

Исправление ошибок

Никто не застрахован от ошибок. Вполне возможно, что они допускаются и при заполнении данного документа. Согласно действующему законодательству, такие помарки и зачеркивания недопустимы.

Единственный законный способ исправить ошибку – признать ошибочную запись недействительной. Как это сделать? В таблицу, которая называется «Сведения о работе», вносится порядковый номер записи, далее – дата изменений, и уже потом в деталях описывается информация, сопутствующая признанию записи недействительной.

Внимание! Только после этого вносятся реальные данные, которые берутся из представленного документа. Все это подкрепляется реквизитами приказа и иной правовой документации.

Заполнение ТК, если работаешь у индивидуального предпринимателя

Где бы человек ни работал, правила заполнения его ТК едины. Разница заключается только в написании сведений о работодателе. Если речь идет об ИП, в документе пишется не его название, а делается следующая запись – «Индивидуальный предприниматель. Имя, фамилия» (согласно бумагам, удостоверяющим его личность).

Документы для оформления

При поступлении на работу и при отсутствии ТК ее оформляют впервые.

Оформление осуществляется на основании определенной документации:

• свидетельства о рождении или паспорта;
• диплома о полученном образовании или справки с места учебы, если сотрудник продолжает обучение.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Срок выдачи трудовой книжки при увольнении.

Кто заполняет и несет ответственность

Руководитель предприятия или организации на основании Правил обязан выдавать своим сотрудникам трудовые книжки.

Изначально по его приказу определяется сотрудник, на которого возлагается ответственность по хранению, ведению и учету этих документов.

Положения должностной инструкции закрепляются трудовым соглашение и Приказом. Отвечать за нарушения, допущенные в хранении, ведении или выдаче ТК, будет начальник организации.

ТК может понадобиться работнику не только в момент его увольнения. Например, она нужна для получения консультации в Пенсионном фонде. Поэтому человек обращается к ответственному лицу для получения книжки на определенный срок. Именно уполномоченное лицо отвечает за утерю документа.

Важно! При утере ТК предусмотрено следующее наказание:

• за нарушение ст. 192 -193 ТК РФ ответственный сотрудник отдела кадров заплатит штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ руководитель организации заплатит штраф в размере от 30000 до 50000 руб. Также возможно прекращение деятельности предприятия на срок до 3-х месяцев.

Обычно при получении книжки сотрудник пишет расписку. Но это не спасет уполномоченное лицо от наказания, если документ все же был утерян.

Что делать, чтобы не пришлось нести административную ответственность:

• лично передать документ в инстанцию по требованию;
• выдать трудящемуся копию, предварительно заверенную у нотариуса.

Посмотрите видео. Запись в трудовую книжку о совместительстве: 

Автор статьи:

Анна Максименко