Список документов при приеме на работу

Что закреплено в законодательстве

Внимание! Согласно действующему трудовому законодательству (ст. 65 ТК РФ) работодатель оформляет работника только по факту предоставления определенных документов. Так, следует выделять обязательные и дополнительные документы.

Обязательными для предоставления считаются документы, перечисленные в вышеуказанной статье кодекса. Дополнительными являются документы, которые работодатель вправе запросить в соответствии со спецификой предприятия или должностью работника.

Нормативная база

В этой же статье указано, что работодатель не вправе требовать документы, которые не предусмотрены законодательством.

Кроме того, нарушением является требование предоставить документы, которые каким-либо образом могут нарушить гражданские права сотрудника. К примеру, такими является информация о вероисповедании или национальности.

Сведения о составе семьи, о лицах, находящихся на иждивении, необходимо предоставить лишь в случае, если сотрудник вправе претендовать на какие-либо льготы.

В некоторых случаях работник не имеет возможности полностью предоставить пакет обязательных документов. Например, при приеме на работу сотрудника без опыта работы работодатель не имеет права требовать трудовую книжку. В таком случае работодатель самостоятельно оформляет документы за счет собственных средств.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Прием на работу инвалида.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

В ст. 65 Трудового кодекса указаны документы, которые следует предоставить на момент трудоустройства. Среди них необходимо выделить:

• Удостоверение личности. Как правило, работодатель принимает на работу при предоставлении гражданского паспорта. Однако закон не запрещает принять на работу на основании любого другого документа, в котором имеются фотография и основные сведения о гражданине. Как установлено действующим законодательством, к таким документам относятся:
• Заграничный паспорт – подойдет при оформлении на работу нерезидентов и иностранных граждан;
• Военный билет – следует предоставить военнослужащим;
• Свидетельство о рождении – потребуется при устройстве на работу лиц, которым не исполнилось 14 лет;
• Справка об освобождении – в случае приема на работу гражданина, отбывавшего наказание в местах ограничения свободы;
• Удостоверение беженца – необходимо при оформлении на работу лиц, которые ввиду обстоятельств непреодолимой силу утратили документы;
• Свидетельство, подтверждающее предоставление временного убежища на территории РФ;
• Водительское удостоверение – может использоваться как документ, удостоверяющий личность, при отсутствии паспорта.

Стоит отметить, что такой перечень документов для устройства на работу установлен на законодательном уровне.

Если работник не предоставляет вышеуказанные документы в случае их необходимости, отказ работодателя будет правомерным.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Работа без трудового договора.

При оформлении на предприятии могут запросить и другие документы, но они не являются обязательными:

• Документ о прохождении военной службы необходим, если работник является военнообязанным и в случае начала боевых действий подлежит призыву в Вооруженные силы РФ. После прохождения срочной военной службы мужчины получают военный билет. Если при устройстве на работу соискатель не предоставил военный билет, данный факт не может служить основанием для отказа в приеме на работу. В худшем случае менеджер по кадрам делает отметку в личном деле и сообщает в военкомат;
• Документ, подтверждающий квалификацию. Таким документом считается диплом и вкладыш к нему, свидетельство об окончании курсов, сертификаты о повышении квалификации. Такие документы требуются при трудоустройстве специалистов с целью подтверждения квалификации;
• Трудовую книжку следует предъявить при оформлении на второе и последующие места работы;
• Возможны случаи, когда работник не обязан предъявлять трудовую книжку. К ним относятся:
• Первое оформление на работу сотрудника без опыта;
• При приеме на работу по совместительству;
• Трудовая книжка утрачена и не подлежит восстановлению.
• СНИЛС – карточка с идентификационным номером гражданина в системе страхования РФ. В некоторых случая работник не имеет возможности предоставить свидетельство:
• СНИЛС не был оформлен;
• Свидетельство утеряно;
• Данные, указанные в СНИЛС, не актуальны (в случае смены фамилии).

Стоит отметить, что законом запрещено отказывать в приеме на работу при отсутствии какого-либо из дополнительных документов.

Документы для несовершеннолетних

Законом установлены некоторые ограничении при приеме на работу несовершеннолетних.

Важно понимать, что при приеме на работу сотрудника без опыта работодатель может столкнуться с отсутствием некоторых документов. Соискатель ранее не оформлял их, поскольку не было необходимости.

Учтите! При приеме сотрудника без опыта работодатель оформляет:

Скачать образец согласия органа опеки и попечительства на трудоустройство несовершеннолетнего бесплатно в формате word

Скачать бланк согласия родителя (опекуна) на прием на работу несовершеннолетнего ребенка бесплатно в формате word

• Страховое свидетельство (для пенсионных отчислений);
• Трудовую книжку.

Если работнику не исполнилось 14 лет, вместо паспорта он предоставляет свидетельство о рождении.

Документы о постановке на учет в военкомате предоставляются только по достижении 17 лет.

Кроме того, при оформлении несовершеннолетнему работнику следует предоставить:

• Разрешение родителей;
• Согласие органов опеки и попечительства;
• Аттестат (о неполном среднем образовании);
• Расписание занятий (работодатель должен быть уверен, что работнику удается совмещать работу и учебу).

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Документация для приема на работу иностранцев

Законом установлены некоторые ограничения и при трудоустройстве иностранцев. Порядок оформления установлен ст. 327.3 Трудового кодекса, а также Федеральным законом №115.

Для начала отметим, что иностранные граждане законом разделены на 3 категории:

• Граждане других стран, приравненные к гражданам РФ;
• Граждане из стран, с которыми не действует визовый режим;
• Граждане, оформившие визу для въезда на территорию РФ.

Каждая категория иностранных граждан обязана предоставить свой пакет документов для приема на работу.

Гражданам, относящимся к первой категории, следует предоставить миграционную карту и разрешение на проживание. Диплом об образовании не всегда может быть принят работодателем. Согласно Закону «Об образовании» документ признается другой страной в случае, если он оформлен согласно международным соглашениям об эквивалентности документов.

Остальные 2 категории иностранных граждан обязаны предоставить патент, срок действия которого не превышает 1 год. По истечении этого срока иностранный гражданин покидает пределы РФ, а затем возвращается. Кроме того, необходимо предоставить полис медицинского страхования.

Какие документы подготовить для совместителей

В случаях, когда работа связана с вредом здоровью, работник берет справку по месту основного трудоустройства, подтверждающую отсутствие вредных факторов на рабочем месте. Законом предусмотрено, что работники, занятые на вредном производстве, не имеют права на совместительство, причиняющее вред здоровью.

Работники образования и культуры

Правила приема на работу преподавателей несколько строже, чем для остальных категорий работников.

Важно! Согласно действующему законодательству, лица, имеющие судимость, не допускаются к работе с детьми. Поэтому при оформлении следует предоставить справку об отсутствии судимости.

Кроме того, педагоги обязаны проходить регулярные медицинские обследования и иметь на руках медицинскую книжку, оформленную согласно Приказу Роспотребнадзора №402.

Для преподавателей вузов также следует предоставить документы о проведении конкурсного отбора (ст.332 Трудового кодекса РФ).

Посмотрите видео. Документы при приеме на работу:

Документы для госслужащих

Существуют некоторые нюансы при приеме на государственную службу.

Учтите! При оформлении подписывается не трудовой, а служебный договор, который составляется на основании предоставленных документов:

• Анкета установленного образца;
• Паспорт гражданина РФ (другие документы, служащие для подтверждения личности, не принимаются);
• Оригинал трудовой книжки;
• СНИЛС;
• ИНН;
• Военный билет;
• Диплом об образовании;
• Справка о доходах.

Необходимые документы для водителей

Для лиц, занятых на любом виде транспорта, установлен пакет необходимых для трудоустройства документов.

При себе у водителя должно находиться действующее заключение медицинской комиссии, подтверждающее отсутствие противопоказаний к управлению автомобилем.

Также водитель обязан предоставить трудовую книжку, в которой указан опыт работы в аналогичной должности. Тем не менее, для работодателя достаточно копии трудового договора с бывшим работодателем, если запись в трудовой книжке не велась.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Возмещение медосмотра при приеме на работу.

Работники здравоохранения и фармацевты

При оформлении сотрудников в медицинские и лечебные учреждения также установлен перечень необходимых документов.

По истечении срока, указанного в сертификате, специалист обязан пройти аттестацию и подтвердить квалификацию.

В списке не значится, но работодателю требуется

Стоит напомнить, что законом установлен перечень документов, на основании которых сотрудник поступает на работу. В случае, если работодатель требует не указанные в перечне документы, он нарушает правила приема на работу.

Учтите! Тем не менее, существует ряд документов, которые сотрудник обязан подготовить, чтобы соблюсти процедуру трудоустройства:

• Заявление. Соискатель составляет заявление с просьбой принять его на работу на определенную должность. Такое заявление хранится в личном деле работника;
• Фотография. Она необходима для ведения личного дела. В организациях, где действует пропускной режим, необходима еще одна фотография для пропуска;
• Свидетельство ИНН следует предоставить в бухгалтерию для начисления заработной платы и перечисления подоходного налога;
• Справка о доходах (2-НДФЛ). Такая справка потребуется при переходе из одной организации в другую. В некоторых случаях, например, для расчетов по больничному листу, такая справка позволит увеличить выплату, несмотря на то, что работник только устроился. В таком случае выплата за нетрудоспособность будет рассчитана, исходя из прошлого дохода;
• Рекомендательное письмо. Такой документ лучше предоставить еще на собеседовании. Он значительно повысит шансы соискателя на получение новой должности. Кроме того, положительная характеристика может повлиять на уровень заработной платы. Рекомендации представят соискателя в выгодном свете, как надежного и добросовестного работника;
• Документы о семейном положении. Некоторые работодатели запрашивают копии свидетельства о браке и свидетельства о рождении детей. Если на иждивении инвалиды, то такая справка не будет лишней. При наличии определенных обстоятельств работник может рассчитывать на некоторые льготы – предоставление отпуска вне установленного графика, материальная помощь. Кроме того, руководство с пониманием воспримет известие о вынужденном больничном по причине болезни ребенка;
• Иногородние работники предоставляют свидетельство о временной регистрации. На основании этого документа возможно оформить полис ОМС и открыть больничный лист при необходимости.

СКАЧАТЬ образцы заявлений о приеме на работу можно по ссылкам ниже:

1. Заявление о трудоустройстве иностранца
2. Заявление о приеме на работу с испытательным сроком
3. Заявление о переводе в другую организацию
4. Заявление о переводе внутри компании
5. Заявление о трудоустройстве несовершеннолетнего
6. Заявление о приеме на работу индивидуального предпринимателя
7. Заявление о приеме на работу по совместительству

Особые требования установлены при оформлении служащих муниципальных организаций:

• Сведения о расходах и имуществе;
• сведения о составе семьи и занятости ближайших родственников;
• Данные о доходах за год, предшествующий году трудоустройства.

Какие документы на вновь принятого сотрудника готовит кадровик

Важно! После того, как работник принесет все необходимые документы и подаст заявление о приеме на работу, кадровый работник проводит процедуру оформления согласно действующему законодательству:

• Издает приказ на прием сотрудника на определенную должность;
• Заводит личное дело и прикладывает к нему копии документов;
• Совместно с юристом готовит проект трудового договора.

Затем работник бухгалтерии открывает лицевой счет для перечисления зарплаты.

С какими внутренними документами должны ознакомить вновь принятого работника

После оформления внутренних кадровых документов, работодатель обязан ознакомить сотрудника с действующими нормативными актами, устанавливающими порядок его работы.

Внимание! Так, каждый новый сотрудник должен быть ознакомлен с:

• Правилами внутреннего трудового распорядка и графиком работы;
• Коллективным трудовым договором;
• Порядком поощрения и премирования работников;
• Должностной инструкцией;
• Структурой организации.

Кто имеет доступ к информации

После вступления в силу Федерального закона «О персональных данных» №152 кадровые работники получили некоторые ограничения в области использования личных сведений.

Кроме того, данные сотрудники уполномочены предоставлять сведения о работниках в государственные организации, такие как Пенсионный фонд, Налоговая инспекция, а также медицинские организации (при оформлении договоров на дополнительное медицинское страхование). В таком случае каждый работник подписывает соглашение о согласии на передачу персональных сведений третьим лицам.

Учтите! Тем не менее, законом установлено, что передача персональной информации другим лицам, даже если они являются сотрудниками данной организации, рассматривается как разглашение персональных сведений.

Сроки хранения личных данных

Особый порядок применяется не только к использованию личных сведений, но и к их хранению. Поскольку персональная информация сотрудника остается актуальной много лет, ей следует обеспечить условия хранения в соответствии с действующим законодательством.

Личные дела сотрудников хранятся в специально отведенном месте, в сейфе, куда ограничен доступ посторонних лиц. Такие документы обладают такой же важностью, как бухгалтерские и коммерческие документы.

Посмотрите видео. Оформление сотрудника на работу в организацию:

Автор статьи:

Анна Максименко