Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Законодательная основа

Процедура заполнения трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом РФ;
• инструкцией, содержащей правила заполнения трудовых книжек (утв. Постановлением Министерства труда от 10 октября 2003 г. за №69);
• правилами ведения и хранения книжек (утв. ПП от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если человек трудоустраивается на предприятие, руководство издает приказ о принятии на работу нового сотрудника. Соответствующая запись делается в трудовой книжке (на основании приказа). Подобное требование не выполняется при работе по совместительству.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку?

Трудовая книжка оформляется один раз и сохраняется на всю жизнь. В связи с этим большое внимание уделяется ведению этого документа. В нем не должно быть ошибок или неточностей, из-за которых у человека могут возникнуть различные проблемы. Если ошибки все же допущены, их необходимо немедленно исправлять, как это прописано в Инструкции по заполнению.

Часто работники отдела кадров безответственно относятся к внесению записей в книжку работников. Допускаются различные ошибки, нарушается нумерация записей, записываются искаженные сведения по вопросам приема на работу, перевода или увольнения.

Учтите! Если оставить все записи в том виде, как они сделаны, позже, при оформлении пенсии, эту информацию могут просто не принять во внимание.

В невыгодном положении оказываются люди, которые продолжительное время работали на опасных или вредных предприятиях, а эти годы труда не засчитывают, так как записи сделаны с нарушениями.

Что остается делать будущим пенсионерам? Им приходится самостоятельно доказывать, что в ТК внесены неверные факты. Если этого не сделать, человеку откажут в досрочном выходе на пенсию.

Когда в трудовую вносят исправления

Ведение трудовой документации на предприятии – это очень большая ответственность, поэтому каждый желающий не может делать записи в трудовую книжку. Сотрудник, который будет выполнять подобные функции, назначается на должность согласно приказу руководства.

Какие должности назначаются приказом, законом не установлено, то есть подобное решение зависит от руководителя предприятия. Данную должность обычно занимают сотрудники отдела кадров или бухгалтерии.

Не всегда ошибки в ведении документации обнаруживаются сразу после их появления. Обычно о них становится известно после проведения внутренних проверок кадровой документации. После того как ошибки обнаружились, их необходимо исправить. Занимается этим только ответственное лицо.

В большинстве случаев человек, которому оформили трудовую, сразу замечает допущенные ошибки. Далее рассмотрим различные ситуации, связанные с подобными проблемами, и варианты их решения.

Сотрудник предприятия заметил, что на титульном листе книжки допущена ошибка.

В подобной ситуации, согласно Инструкции по заполнению книжки, могут вноситься такие изменения:

• если ошибка допущена в личных данных или дате рождения – первая запись зачеркивается одной линией, и делается новая. На внутренней стороне указывается документ, на основании которого были выполнены изменения. Запись заверяется должностью лица, внесшего изменения, его подписью и печатью предприятия;
• если допущены некорректные записи об образовании и специальности, ничего зачеркивать не нужно. Рядом с ошибочными сведениями делают новую запись. Заверять эту запись не требуется.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Расчет стажа работы по трудовой книжке.

Если у работника еще не было трудовой книжки, и ее оформляют первый раз, также могут допустить ошибки на титульном листе. В этом случае бланк признается испорченным. В итоге его заменяют.

При оформлении книжки были сделаны ошибки в данных о работе или награждениях.

Что нужно сделать:

• написать заявление в компанию, где появилась неправильная запись. В обращении высказывается просьба о внесении исправлений;
• направить запрос в организацию, где трудился владелец книжки и сотрудник, допустивший ошибки. Затребовать документы, на основании которых можно внести изменения (копии приказов, трудового соглашения, прочее). Представить полученную документацию работодателю, у которого человек трудится на данный момент;
• получить в гор. архиве (в случае ликвидации компании или передачи документации в архив) копии приказов, трудового договора, выписок, прочее.

Основные правила корректировки

Необходимо делать новую запись, в которой будет указано, что запись под номером Х является недействительной. После вносятся корректные сведения.

Запомните! Допущенные неточности на первой странице аккуратно зачеркиваются, и рядом записываются правильные сведения.

Документы, которые стали основанием для изменений, указываются на обложке. К подбору чернил также нужно подходить с ответственностью. Допустимо выполнение записей шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Также можно пользоваться гелевыми или перьевыми ручками.

Основное требование – чернила должны быть устойчивы к выгоранию и влаге. Не допускаются сокращения слов.

Порядок исправления ошибочных данных о работе и награждениях:

• соблюдают нумерацию записей (это требование также действует в данном случае);
• дата выполнения корректирующей записи заносится во вторую графу документа;
• заполнение третьей графы начинается со слов – «Запись за номером… недействительна»;
• сразу же после сделанной записи в той же графе записывают правильный вариант;
• четвертая графа – место для ссылки на приказ, в котором указаны правильные данные. Если в приказе также были допущены неточности, он аннулируется, и в ссылке приводятся реквизиты нового распоряжения.

Некоторые кадровики считают, что подтверждение некорректности предыдущей записи и новая правильная запись должны делаться под разными номерами. Но это ошибочное мнение. Обе записи должны стоять под одним номером.

В дате

Неточность в дате приказа о приеме на работу исправляется по стандартной схеме. В графу №4 заносится правильная дата приказа и его номер.

Так как корректную дату приема вписать в графу №2 нельзя, графы заполняются следующим образом:

• графа 1 – место для номера записи (нумерация должна всегда соблюдаться);
• графа 2 – дата внесения исправлений;
• графу номер 3 следует начать со слов «Запись за номером … недействительна», а дальше вносятся корректные сведения о приеме на работу, и записывается правильная дата;
• графа 4 – данные приказа о приеме.

Обратите внимание! Если дело касается даты увольнения работника, то исправить эти сведения довольно сложно. Когда человек увольняется, делается последняя запись в блоке конкретным нанимателем. Все подытоживается печатью и подписью руководителя.

Процедура корректировки выглядит следующим образом: открывается новый блок, записывается наименование места работы, после внесения корректировки блок закрывается, ставятся печать и подпись работодателя, уволившего работника.

Следует ли корректировать запись, если обнаружены различия в написании месяца: в книжке он записан цифрами (по инструкции записи делаются арабским цифрами), а в приказе – словами?

Хотя данная запись и считается неточной, но исправлять ее нет необходимости. Следует только предупредить лицо, ответственное за ведение документации, чтобы подобные некорректные данные не делались.

В должности

Допущенная неточность в названии должности работника, замеченная им до увольнения, исправляется довольно легко: проставляется номер, дата, делается стандартная фраза о недействительности конкретной записи (о приеме, переводе, прочее), оформляется правильная запись с точным названием должности, вносятся реквизиты распоряжения руководителя.

В случае внесения изменений прежним работодателем придется, как и в ранее описанном случае, открывать новый блок записей, начав его с названия компании. Когда все необходимые манипуляции будут выполнены, ставится печать, подпись нанимателя и сотрудника.

Важно! Если исправлением ошибок занимаются на новом месте работы, в графу 4 вносятся не только реквизиты приказа, но и название компании, которая его издала.

В номере записи

Выше упоминалось о том, что нумерация записи должна соблюдаться в обязательном порядке. Если же она нарушена, и две записи подряд имеют один и тот же номер, может быть несколько путей выхода из ситуации. Первый – ничего не трогать, особенно, если после ошибки было сделано много других записей. Изменяют только последний номер, так общее количество записей будет реальным.

Если две записи имеют один и тот же номер, например №7, но даты – разные, пишут — «Запись за номером 7 от 01.10.1993 недействительна».

Если обе записи имеют идентичный номер и дату, к повторяющемуся номеру добавляют букву «а». То есть запись будет использоваться под номером, например 7а.

Иногда лицо, заполнившее книжку, вообще забыло написать номер. Чтобы в дальнейшем не возникло проблем, его нужно дописать. А если запись без номера еще и неправильная, то пишут следующее – «Предыдущая запись недействительна».

Посмотрите видео. Исправление ошибок на титульном листе трудовой книжки:

В наименовании работодателя

Когда открывают новый блок записей в трудовой, первым пишут наименование компании. Нумеровать заголовок не нужно. В связи с этим общая схема исправления ошибок не подходит. Что делают в этом случае?

В этом случае пишут «Название указано неправильно», а дальше под номером вносят нужную информацию.

В записи о приеме на работу

Иногда кадровики, оформляющие документы человека при приеме на работу, перестраховываются, и все данные приказа переносят в трудовую. Например, пишут о категории договора, испытательном сроке, и т. д. Но делать это закон не требует.

Запомните! Излишки следует убрать путем создания исправляющей записи. В ней указывается номер, дата внесения исправлений, дается утончение, что предыдущая запись недействительна. Далее записывают все четко, конкретно и сдержанно.

Если исправления выполняются за другую дату, записав слово «Принят», еще ставят новую дату и реквизиты распоряжения руководства.

В данных о награждениях

Человек, который добросовестно трудился на протяжении многих лет, заслуживает поощрения и награды. Данные факты должны отражаться в трудовой книжке. К сожалению, кадровики часто не обращают внимания на эти странички или делают все неправильно, допуская неточности.

Как нужно поступить:

• уточняют, что запись сделана неправильно;
• записывают другие сведения;
• заносят реквизиты подтверждающих бумаг.

На титульном листе

Титульная страница документа – это его «лицо», поэтому допускать ошибки и зачеркивания на нем нежелательно. Если в основных данных работника все же допущены неточности, их лучше перечеркнуть тонкой линией.

Перечеркнув некорректную информацию, делаем новую запись (сразу же под неправильной). Также называем документ, на основании которого сделаны изменения.

Как подправить записи на титульном листе:

• зачеркиваем неверные сведения тонкой линией;
• ниже пишем правильную фамилию;
• слева от нее помещаем реквизиты документа, подтверждающего новые сведения;
• работодатель ставит подпись и печать.

При оформлении увольнения

Если вносятся записи при увольнении сотрудника, можно обнаружить много ошибок, связанных с указанием неверной причины увольнения или неточностями в ссылках на статьи трудового законодательства. Конечно, сделать неправильную формулировку или записать не ту статью легко, ведь статей, по которым человека могут уволить, четыре (ст. ст. 71,77,81,83), а формулировок – 48.

Неоднозначными являются записи об увольнении по личному желанию сотрудника. В упоминаемой ранее Инструкции говорится, что нужно написать «Уволен по собственному желанию». При этом в трудовом законодательстве речь идет о полной формулировке подходящей статьи.

Важно! Согласно ст. 77 Кодекса, запись об увольнении должна быть следующей «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Так как специалисты пока не пришли к единому мнению, следует делать запись как того требует Трудовой кодекс. Если ранее было записано «Уволен по собственному желанию», то исправлять ничего не нужно, так как смысл обеих фраз идентичен.

Процедура исправления неточностей осуществляется по стандартной схеме: корректная запись имеет очередной номер, ставится дата, ранее записанная фраза признается недействительной. Ну а дальше пишется то, что считается правильным (основание увольнения, ссылка на статью, данные приказа).

Работник увольняется не только по собственной воле, но и в связи с невыполнением трудовых обязанностей, хищениями, прогулами, прочее. Если работодатель согласен изменить эту нелицеприятную формулировку, требуется издать новый приказ с другими причинами увольнения и соответствующей статьей. Корректная запись включает в себя другое основание (графа 3) и новые реквизиты распоряжения руководства.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если потеряли трудовую книжку?

Как запись аннулировать

К сожалению, людям свойственно ошибаться. Жаль, когда ошибки одних влияют на жизнь других лиц.

Что делать, если сработал человеческий фактор, и кадровик без злого умысла оставил неправильную запись в таком важном документе?

В некоторых случаях некорректная запись аннулируется. Рассмотрим, как это происходит:

• под новой нумерацией делается новая запись;
• далее уточняется, что сведения, указанные под таким-то №, являются недействительными;
• ответственное лицо ставит подпись и печать отдела кадров.

Исправления по решению суда

Скачать бланк искового заявления о восстановлении на работе бесплатно в формате word

В случае незаконного увольнения работники подают исковое заявление в суд. Если суд принял решение в пользу истца, ответчика обяжут восстановить его в должности. В связи с этим в трудовой книжке делается новая запись.

Действия работника отдела кадров, отвечающего за оформление подобной документации:

• уточнить, что запись об увольнении является недействительной;
• сделать запись о восстановлении сотрудника на рабочем месте;
• дать ссылку на приказ о восстановлении работника.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Какие записи корректировке не подлежат

Что делать, если на титульном листе есть ошибка, и речь в данном случае не идет об изменении?

К подобным данным можно относиться по-разному:

• можно исправить ошибку (в законодательном порядке). Дело в том, что в законе нет конкретного запрета на исправление подобных ошибок, также там не сказано, что исправлению подлежат только данные о работе или награждениях;
• не исправлять ошибку, так как на титульном листе допускаются только изменения.

В обоих случаях есть свои плюсы и минусы. Если предприятие воспользуется первым способом, то вполне возможно, что трудовая книжка добропорядочного труженика достанется мошеннику.

Чтобы такие казусы не происходили или были очень редкими, ответственные лица должны серьезно относиться к возложенной на них задаче заполнения важной документации. Самим работникам также следует быть внимательными, когда получают книжку в отделе кадров под роспись.

Посмотрите видео. Как исправить запись в трудовой книжке:

Автор статьи:

Евгения Долгая