Командировка на личном транспорте

Законодательная основа

Внимание! В главе 24 Трудового кодекса уделено внимание вопросам, касающимся служебных командировок, дано определение, что следует понимать под данным выражением, а также установлены:

• определенные гарантии, которые предоставляются работнику, когда работодатель отправляет его в командировку;
• порядок обеспечения работника средствами в период нахождения в командировке, в каком порядке возмещаются те или иные расходы, которые понесены во время служебного выезда.

Следует иметь в виду, что трудовое законодательство устанавливает общие нормы, которые должны соблюдаться при служебных командировках. Боле детально особенности служебных командировок работников в другую местность для выполнения производственных заданий, предусмотрены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства № 749 от 29 июля 08 года.

Однако некоторые положения данного нормативного документа были серьезно изменены правительственными постановлениями:

• № 1595 от 29 декабря 2014 года «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
• № 771 от 29 тюля 2015 года «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки…».

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если попал в ДТП без страховки и не виноват 2019?

Так, изданы:

• Минфином России приказ от 10.03.2015 № 33н «Об утверждении перечня документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов)»;
• Департаментом налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, письмо от 20.04.2015 № 03-03-06/2238, разъяснившее вопрос документального подтверждения для целей налога на прибыль срока пребывания в служебной командировке и использования работником личного транспорта (легкового автомобиля, мотоцикла) для проезда к месту командирования и обратно;
• Федеральной службой по труду и занятости письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1 по порядку проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте.

С принятием перечисленных документов урегулирован порядок оформления служебных командировок с использованием личного транспорта работника.

Как оформляется командировочный выезд

Скачать бланк командировочного удостоверения бесплатно в формате word

Важно! Изменения, которые произошли в порядке оформления служебных командировок, позволили с 1 января 2016 года отказаться от подготовки и выдачи ряда документов, которые ранее составлялись в обязательном порядке. Это:

• служебные задания;
• командировочные удостоверения;
• отчеты о командировках.

Отпала необходимость и в ведении журнала, в котором велся учет работников, находящихся в командировке. Однако не все работодатели восприняли данные упрощения и остались верны тому порядку, который был ранее, продолжая документирование командировочных выездов и оформление перечисленных документов. Для этого работодатель издает внутренние распоряжения.

Несмотря на введенные новшества, основным документом, который был ранее и остался в настоящее время, является приказ о направлении работника в служебную командировку. Законодательными актами форма такого приказа не предусмотрена.

Поэтому каждый работодатель может использовать одну из двух унифицированных форм приказа:

• № Т9 о направлении работника в командировку;
• № Т9а о направлении группы работников в командировку.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Скачать бланк приказа о направлении работника в командировку бесплатно в формате word

Как показывает практика, приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующую информацию:

• полное наименование и организационно-правовая форма собственности организации, учреждения, предприятия;
• число, месяц и год и номер составления документа;
• фамилия, имя, отчество, должность работника, который направляется в командировку;
• сведения о месте, куда работник направляется для выполнения задания работодателя;
• срок командировки, включая дату убытия и прибытия;
• цель служебной командировки;
• сведения об использовании транспорта, включая личный, служебный, общественный и его вид;
• данные о том, за чей счет будут возмещены командировочные расходы.

Учтите! Как правило приказ подписывается собственником организации, учреждения, предприятия или назначенным руководителем. С приказом под роспись должен быть ознакомлен работник, убывающий в командировку. Данная процедура является обязанностью кадрового работника.

Особенности оформления командировки на своем автомобиле

При направлении работника в командировку на личном автомобиле рекомендуется оформлять путевой лист. Наличие данного документа не является обязательным, однако позволяет не только подтвердить факт использования транспортного средства работника в служебных целях, но и обосновать расход горюче-смазочных материалов.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года. Однако письмом Министерства финансов № 03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 года работодателям разрешено разрабатывать свою форму данного документа при условии, что в путевом листе обязательно будут присутствовать реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 года.

А именно те, которые указаны в разделе 2 данного приказа Минтранса:

• название документа и номер путевого листа;
• на какой срок выдан путевой лист;
• сведения о собственнике автомобиля;
• данные о марке, модели транспортного средства, государственном номере;
• полная информация о водителе.

Возмещение командировочных расходов

Скачать бланк авансового отчет о командировке в формате Excel

Запомните! В соответствии со статьей 168 ТК и пунктом 11 правительственного постановления № 749 работнику, который был отправлен в командировку, подлежат возмещению следующие расходы:

• проезд работника к месту командировки и обратно;
• расходы на съем жилья;
• суточные;
• другие расходы, которые понес работник и которые согласен возместить работодатель.

Следует иметь в виду, что размер суточных устанавливается каждым работодателем самостоятельно. Что же касается государственных учреждений, то размер суточных строго определен.

При этом следует исходить из требований пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса, согласно которому не облагаются подоходным налогом суммы возмещения размером 700 рублей, если работник был командирован в пределах территории России. При загранкомандировке сумма составляет 2500 рублей. Все суммы, которые превышают данные значения, подлежат налогообложению.

По возвращении из командировки работник предоставляет в бухгалтерию работодателя авансовый отчет. Его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ № 55 от 1 августа 2001 года.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если угнали машину?

К отчету прилагаются документы:

• подтверждающие расходы работника по найму жилья. Это может быть квитанция из гостиницы, расписка о получении денег физическим лицом, которое сдавало свое жилье в аренду командированному работнику;
• кассовый чек, квитанция, накладная о покупке ГСМ;
• путевой лист;
• служебная записка, подтверждающая срок нахождения в командировке.

Посмотрите видео. Использование личного авто в работе: 

В бюджетной организации

Возмещение расходов за использование личного транспортного средства сотрудником бюджетной организации производится на общем основании. Для отправления сотрудника в служебную командировку руководитель государственной организации, учреждения или предприятия издает приказ.

В нем указывается, что сотрудник (его фамилия, имя, отчество, занимаемая должность) отправляется в командировку собственным транспортом.

Порядок компенсационных выплат может быть установлен местным регламентом конкретной государственной организации, учреждения или предприятия. Он подлежит распространению на всех государственных или муниципальных служащих, а также сотрудников, содержащихся за счет бюджетных средств.

Однодневные командировки

Многих работодателей интересует вопрос, каким образом оплачивается и оплачивается ли вообще командировка в один день. Общий подход такой: оплате подлежит любая командировка, независимо от ее продолжительности. Таким образом, однодневная командировка также оплачивается.

Следующий вопрос, который представляет интерес – в каком размере следует оплачивать командировку длительностью в 1 день?

Внимание! Неоднозначность ситуации объясняется тем, что на уровне законодателя не предусмотрено четкого алгоритма по оплате таких служебных поездок. Так, с 2012 года размер суточных составляет 700 рублей при командировке в пределах территории Российской Федерации. Однако работодатель вправе оплачивать сотруднику сумму, которая соответствует среднему заработку за один день.

При однодневной командировке, так же, как и при обычной служебной, работнику компенсируются затраты:

• на оплату проезда, в том числе на покупку бензина, если использовался личный транспорт;
• на телефонную связь.

Перечень понесенных расходов и возможность их компенсации решает каждый работодатель самостоятельно. При убытии в командировку на собственном или служебном транспортном средстве в выходной или праздничный день работнику выплачивается среднедневной заработок в двойном размере.

Несколько сотрудников

Если в служебную командировку отправляется группа сотрудников на личном транспорте одного из них, расходы на транспорт будут возмещены только работнику, которому принадлежит автомобиль.

Затраты, понесенные на съем или аренду жилья, другие расходы, которые были согласованы с работодателем, также подлежат возмещению.

Командировка директора

Директор учреждения, организации или предприятия также может отправиться в командировку на личном транспорте. В таком случае компенсация ему выплачивается на общих основаниях.

При этом следует учитывать, что такой выезд должен быть:

• согласован с учредителями или участниками юридического лица;
• или предусмотрен внутренним локальным актом.

Важно! Если директор отправляется в командировку на служебном автотранспорте, то расходы за его использование несет собственник. То есть юридическое лицо.

В случае ДТП

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку на его личном автомобиле, должен убедиться, что на транспортное средство оформлен страховой полис ОСАГО. Это позволит покрыть расходы на ремонт автомобиля, если водитель не признан виновником дорожно-транспортного происшествия.

Кроме того, возможность денежной компенсации за ДТП, которое произошло не по вине откомандированного сотрудника, должна быть предусмотрена условиями индивидуального трудового договора.

При отсутствии таких условий необходимо составить дополнительное соглашение между работником и работодателем, в котором предусмотреть возможность полной или частичной компенсации за ущерб, причиненный работнику повреждением транспортного средства в результате ДТП, если указанные расходы не покрываются страховым возмещением.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Генеральная доверенность на автомобиль с правом продажи.

Если потребовался ремонт

Если работодатель и работник не предусмотрели в соглашении о компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях всех особенностей, то может возникнуть спорная ситуация по вопросу оплаты затрат на ремонт автомобиля.

Например, в зависимости от особенностей поломки транспортного средства работодатель может отказать в выплате компенсации за понесенные расходы на ремонт автомобиля, который сломался при нахождении работника в командировке. Объяснить это он может тем, что поломка произошла еще до направления в командировку, а собственник автомобиля скрыл данный факт.

Учтите! Без проблем будут возмещены затраты на шиномонтаж колеса. Для этого необходимо будет предоставить чек из мастерской. Другие поломки возможно будет компенсировать в индивидуальном порядке.

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Скачать бланк иска в суд бесплатно в формате word

Общий подход следующий – служебная записка не является документом, на основании которого можно подтвердить факт использования личного транспортного средства для поездки в командировку и возвращения обратно.

Это подтверждено письмом Минфина России № 03-03-06/22368 от 20 апреля 2015 года. В нем указано, что в качестве подтверждающих документов могут выступать первичные бухгалтерские документы, которые свидетельствуют о том, что личный автомобиль использовался в служебных целях.

До настоящего времени судебная практика по делам такой категории еще не сложилась. Все судебные решения до этого времени касались периода, когда вместе с служебной запиской необходимо было оформлять командировочное удостоверение, в котором делалась отметка о дате убытия в командировку и дате возвращения.

Например, постановлениями:

• ФАС Западно-Сибирского округа № А27-1862/2013 от 23 декабря 2013 года, которым разрешен вопрос о продолжительности командировки и выплате суточных;
• Московского округа № КА-А40/1111–11 от 7 апреля 2011 года, которым допущено применение других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на упрощение процедуры оформления служебных командировок путем отмены некоторых документов, которые ранее были обязательны, использование личного транспорта во время командировки требует сбора подтверждающей документации и оформления прочих сопутствующих деловых документов.

Посмотрите видео. Использование личного транспорта при поездке в командировку:

Автор статьи:

Анна Максименко