Образец приказа на командировку

Образцы приказов о направлении сотрудника в командировку

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец приказа о направлении работника в командировку (форма Т-9):

СКАЧАТЬ образцы приказов о направлении в командировку можно по ссылкам ниже:

1. Бланк приказа о направлении работника в командировку (форма Т-9)
2. Бланк приказа о направлении нескольких работников в командировку (форма Т-9а)

Как составить приказ правильно

Приказ о командировочной поездке сотрудника оформляется в свободной форме. Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 содержит бланки единого вида, которые хоть и не являются обязательными, однако могут упростить составление документов.

Именно так при оформлении приказа можно руководствоваться единой формой Т-9. При отправлении в командировку нескольких сотрудников одновременно основывать документ стоит на форме Т-9а. Такие виды бланков установлены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В начале бланка проставляется название юридического лица и его структурная единица. В этой же части имеет место отражение регистрационного шифра организации (ОКПО). После перечисления этих сведений указывается название приказа и его номер по внутреннему исчислению предприятия, а также число, месяц и год составления.

С такими реквизитами распоряжение будет впоследствии указываться в иных документах. Следующей информацией должны быть данные из табеля о номере сотрудника, который был установлен ему при трудоустройстве, а также его фамилия, имя и отчество.

В дальнейшем отражается отдел, в котором сотрудник исполняет свои рабочие обязанности. После этого бланк вида Т-9 подразумевает разъяснение сведений о месте отправления работника. В этой строке прописывается государство, населенный пункт или наименование юридического лица, принимающего работника.

Далее описывается период командировки с отражением даты отъезда и даты окончания.

Обратите внимание! Для оформления бланка вида Т-9 необходимо верно произвести подсчет дней от времени отъезда сотрудника по трудовым целям до времени приезда на свое первоначальное место работы. К примеру, при отправлении лица в 23:40 такой день подлежит зачислению в срок командировки. Такое же правило будет применяться, если время прибытия будет 00:10 – эти сутки также учитываются, и их следует указать в приказе.

После чего описывается цель командировочного отъезда по служебным целям согласно той информации, которая отражена в докладной по утвержденному плану.

Принято разделять цели поездки по двум категориям.

Цели общего вида:

• приобретение средств производства для нужд предприятия (сырье, материалы, техника);
• установление деловых контактов с контрагентами для заключения договоров и иных соглашений;
• присутствие представителя юридического лица для представления интересов компании в переговорах;
• поиск новых лиц для заключения договоров и изучение возможностей рынка поставки;
• приобретение профессиональных навыков и трудовых знаний.

Цели узкого вида:

• осуществление контроля над деятельностью структурных единиц юридического лица;
• приобретение знаний молодыми работниками организации;
• проведение ремонта оборудования, принадлежащего компании или ее структурной единице.

Далее прописываются источники финансирования служебных трат, связанных с командировочной поездкой. После чего проставляются реквизиты и наименование распоряжения руководителя предприятия.

По окончании указания вышеперечисленных сведений происходит заверка приказа руководителем. На этом этапе он указывает данные о личности и занимаемой должности.

Запомните! Сотрудник обязан ознакомиться с приказом, и на распоряжении он должен оставить отметку об ознакомлении в форме визы, а также вписать время прочтения.

Основываясь на составленном распоряжении, полномочные лица на предприятии производят выплату денежных сумм для расходов в командировочном отъезде вместе с суточными.

Несмотря на вид составленного распоряжения (единый, установленный Росстатом либо произвольный, утвержденный локально), приказ обязан отражать информацию о таких сведениях как:

• фамилия, имя, отчество сотрудника, отправляемого в командировку;
• территория отправления;
• период отъезда.

Для того чтобы подтвердить финансовую обоснованность командировочных трат в поездке, в приказ стоит включить цель отправления сотрудника.

Обязательным этапом по окончании составления распоряжения будет ознакомление сотрудника и проставление им подписи.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Сотрудник не выходит на работу и не выходит на связь, что делать?

Порядок оформления приказа

Нововведения в трудовом законе указывают на то, что приказ о командировочном отъезде сотрудника относится к главным документам. Именно им осуществляется регулирование и оформление командировки.

Благодаря приказу организации могут отказаться от оформления ряда документов:

• служебные задания;
• удостоверение о командировке;
• отчет работника о служебном отъезде.

Оформление вышеперечисленных бумаг необходимо только по инициативе предприятия. Если они включаются в документооборот фирмы, об этом указывается в политике юридического лица. Организации с большим штатом работников планируют график командировок на календарный год, который впоследствии утверждает руководство.

В малочисленных компаниях при срочных обстоятельствах компетентный гражданин оформляет служебную записку с изъяснением причин командировочного отъезда, даты отъезда и выезда и вместе с этим указывает возможных кандидатов на поездку для трудовых целей.

В большинстве случаев цели имеют производственный или представительский характер. По поступившему документу руководство производит выбор. Свое решение оно может изложить устно нужному лицу либо составить письменное распоряжение о составлении приказа. Приказ изготавливается специалистом по делопроизводству или представителем кадрового отдела.

По окончании составления и проставления подписи лица, указанные в приказе, должны с ним ознакомиться. После этого копия отправляется в отдел бухгалтерии для финансирования служебных трат, связанных с поездкой.

Не стоит забывать о том, что вместе с приказом о получении денег на командировку сотрудники должны сделать приблизительный подсчет расходов в служебном отъезде и направить директору письменное заявление о выдаче денежных сумм.

Распоряжение должно находиться также у гражданина, осуществляющего табелирование. Оно станет подтверждающим уважительность отсутствия на рабочем месте сотрудника доказательством. Табель учета содержит данные о служебных поездках с шифрами 06 либо «К».

Посмотрите видео. Как оформить приказ на командировку:

Если в командировку направляется сразу несколько работников

Бланк вида Т-9а, отличающийся по содержанию от бланка формы Т-9, составляется при направлении в командировку группы сотрудников.

В отличие от подобных распоряжений, имеющих табличный тип, в этой форме список сотрудников прописывается не снизу вверх, а слева направо, из-за чего такой бланк не может быть использован на неограниченное количество работников. Иные сведения о приказе указываются так же, как и в форме Т-9.

Учтите! После составляется таблица, в которой отражается следующая информация:

• фамилия, имя, отчество сотрудника полностью;
• номер по табелю при наличии;
• данные о структурной единице компании при наличии;
• сведения о занимаемой работником должности;
• данные о командировке с построчным перечислением: государство и населенный пункт, название юридического лица, в которое отправляется гражданин, сроки начала поездки, сроки прибытия на первоначальное место работы, число командировочных суток, цель отъезда;
• командировочная поездка за счет денежных сумм предприятия. Указывается обычно работодатель направляемого в командировку гражданина;
• подпись сотрудника об ознакомлении с проставлением даты прочтения приказа;
• пустые сроки для внесения дополнительной информации, к примеру, о суточных.
• за таблицей следует строка с данными о документе, ставшем основой для составления приказа;
• подпись руководства предприятия или его структурного подразделения.

Нужна ли печать на форме Т-9

По предписаниям в Постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» проставление печати в документе необязательно, так как приказ относится к внутренним актам предприятия и, следовательно, его заверение не требуется.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Может ли работодатель заставить работать сверхурочно?

Где регистрируется

Оформленное распоряжение о командировочной поездке работника отражается в журнале предприятия. Форма журнала утверждается самим юридическим лицом в соответствии с локальными актами.

При регистрации командировочных отъездов по служебным целям в журнале подлежат указанию следующие сведения:

• номер распоряжения;
• число, месяц и год вынесения;
• ФИО работника;
• информация о занимаемой должности;
• структурная единица предприятия;
• цель командировочного отъезда;
• территория отправления;
• период командировки с начальной и конечной датой.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Сопутствующие документы

При составлении распоряжения о командировке сотрудника, помимо приказа, кадровым специалистом могут быть оформлены сопутствующие документы.

Скачать бланк служебного задания для направления в командировку (форма Т-10а) бесплатно в формате word

Обратите внимание на то, что некоторые из них обязательны, но должны оформляться только при прямом указании в учетной политике организации:

• удостоверение о командировке. В удостоверении проставляются отметки в форме оттиска печати принимающей организации. Документ необязателен, но может составляться по инициативе работодателя;
• служебное задание. Бланк вида Т-10 с перечислением списка заданий, необходимых для выполнения в командировке. На данный момент служебное задание составлять в обязательном порядке не требуется;
• учетный журнал о командировках сотрудников. В журнале указываются даты отъезда сотрудников и возвращение на основное место работы. На сегодняшний день вести журнал в обязательном порядке не требуется;
• служебная записка. Составляют бумагу для обоснования финансирования затрат в командировочной поездке. Дополнительная поездка может быть составлена при возвращении работника с прошением оплатить траты на бензин (при использовании сотрудником личного транспортного средства).

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как взыскать с работодателя черную зарплату?

Командировка директора

Скачать образец приказа о временном исполнении обязанностей директора бесплатно в формате word

Директор, как и все сотрудники предприятия, может быть отправлен в командировку. Однако сложностью становится то, что оформить приказ ему приходится на собственное имя. Направить в отъезд себя директор может аналогично с использованием бланка типа Т-9. Следовательно, основанием станет образец общего вида.

В связи с отъездом директора необходимо выбрать замещающее его лицо для выполнения трудовых обязанностей. Поэтому, помимо бланка Т-9, требуется составление приказа в произвольном виде о возложении рабочих функций директора на выбранного им работника.

При частых командировочных отъездах директора либо по иным обстоятельствам отсутствия на предприятии имеет смысл составить один внутренний акт, в котором будет указано, что при временном отсутствии директора замещать его должность будет конкретное лицо (с перечислением данных о личности сотрудника и его должности).

Отчет по возвращению

Скачать бланк отчета о возвращении из командировки бесплатно в формате word

После прибытия на основное место работы сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию подготовленный отчет о командировке. Отчет становится документом учета, подтверждающим обоснованность выплаты денежных сумм работнику для погашения его трат в командировочной поездке. Вместе с отчетом сотрудник представляет чеки и иные бумаги о расходовании выданных финансов, которые впоследствии подлежат учету.

Важно! Отчет оформляется по форме единого вида – АО-1. Документы, обосновывающие финансовые затраты, могут быть следующего вида:

• билеты о пользовании общественным транспортом, чеки о платных дорогах, чеки с парковки и т. д.;
• чеки с АЗС со стоимостью денег, уплаченных на бензин при поездке на своем ТС;
• квитанции из отелей и гостиниц с суммами, затраченными на проживание работника;
• иные платежные чеки и квитанции о финансовых расходах, связанных с осуществлением служебных целей в отъезде.

По представленным платежным документам потраченные денежные средства подлежат возмещению работнику сверх выплаченных ему заранее денег. Если же сумма будет меньше выданной авансом, сотруднику придется вернуть выплаченные сверх затрат деньги.

Срок и место хранения оригиналов

Оригинал распоряжения руководителя об отправке лица в командировку должен находиться в книге приказов. По завершении календарного года, во время которого такие были вынесены, они отправляются для хранения в архив.

Что будет, если отправить сотрудника в командировку без приказа

При отъезде работника для осуществления рабочих обязанностей на другую территорию, отличную от основного места работы, могут наступить такие последствия:

• сложность подтверждения сотрудником его финансовых затрат, связанных с поездкой;
• наложение штрафных взысканий при внеплановой проверке налоговыми органами.

Посмотрите видео. Какие расходы нужно возместить работнику при командировке:

Автор статьи:

Евгения Долгая