Ответ на запрос о предоставлении информации

Образцы писем-ответов

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

• Ответ на запрос о предоставлении информации
• Положительный ответ на запрос информации
• Отрицательный ответ на запрос информации

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

• Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
• В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
• В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
• Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

• При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
• При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть  приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

• Болезнь сотрудника;
• Отпуск;
• Увольнение;
• Командировка;
• Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость  и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

• Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
• Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

• В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
• В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов  фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в  журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

• почта;
• курьер;
• факс;
• электронная почта;
• вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Автор статьи:

Анна Максименко